Penyebab Selisih Stok di Restoran dan Cara Menguranginya

Mengapa Selisih Stok di Restoran Jauh Lebih Kompleks?

Selisih stok di restoran berbeda dengan selisih di gudang ritel biasa. Di toko kelontong, stok yang hilang biasanya berupa unit utuh (1 botol shampo, 5 bungkus mi). Di restoran, bahan baku diproses, dipotong, dicampur, dimasak — dan selisih bisa terjadi di setiap tahap itu.

Jika Anda merasa sudah ketat mengatur operasional tapi akhir bulan selalu ada selisih bahan baku yang tidak bisa dijelaskan, artikel ini membahas semua akar penyebabnya — beserta langkah konkret untuk mengatasinya.

5 Penyebab Utama Selisih Stok di Restoran

1. Porsi Tidak Konsisten (Tanpa BOM yang Terikat ke Stok)

Ini adalah penyebab nomor satu yang sering diremehkan.

Skenario:

• Resep standar Es Teh Manis membutuhkan 15 gram teh dan 30 gram gula
• Hari Senin barista A menakar dengan timbangan — 15 gram teh tepat
• Hari Selasa barista B mengira-ngira "segini kayaknya cukup" — pakai 20 gram teh
• Selisih 5 gram per gelas. Jika terjual 100 gelas per hari, itu 500 gram teh "hilang" setiap harinya tanpa alasan yang tercatat

Secara sistem, stok teh berkurang sesuai jumlah Es Teh Manis yang terjual. Tapi karena takaran aktual lebih besar dari resep standar, selisih akan terus menumpuk.

Solusi: Terapkan Bill of Materials (BOM) yang terhubung langsung ke sistem stok. Setiap menu terjual otomatis mengurangi stok bahan baku sesuai resep standar. Jika ada selisih antara penurunan stok teoritis vs aktual, sistem menandai ini sebagai anomali. Baca panduan lengkap manajemen resep dan BOM untuk stok akurat.

2. Waste Bahan Baku yang Tidak Dicatat

Di restoran, bahan rusak atau terbuang adalah hal yang tidak bisa dihindari sepenuhnya. Yang menjadi masalah adalah ketika waste ini tidak dicatat ke sistem.

Contoh waste yang sering "hilang begitu saja":

• Sayur layu yang dibuang pagi hari sebelum dapur buka
• Sisa kuah sup yang tidak habis di akhir hari (dibuang)
• Daging yang terpotong tidak sesuai standar (trimmings) dan tidak digunakan
• Bahan yang jatuh atau tumpah saat proses memasak
• Menu yang salah dimasak lalu harus dibatalkan

Semua ini adalah pengurangan stok yang nyata, tapi tidak ada transaksi penjualan yang mencatatnya. Akibatnya: stok di sistem lebih banyak dari stok fisik.

Solusi: Buat SOP "Waste Log" harian. Setiap pagi dan akhir shift, petugas dapur wajib mencatat dan melaporkan waste dengan kategori (rusak/kadaluarsa, tumpah, trial/kesalahan masak, sisa tidak terjual). Input ini masuk ke sistem sebagai penyesuaian stok beralasan. Lihat panduan cara kurangi waste bahan F&B untuk detail lebih lanjut.

3. Void Palsu dan Diskon Tidak Sah di Kasir

Modus kecurangan di kasir restoran berbeda dengan kecurangan di gudang. Kasir punya akses ke transaksi uang tunai, yang membuatnya menjadi titik kebocoran yang menarik.

Modus Void Palsu: Pelanggan memesan dan membayar Nasi Goreng Rp 35.000. Kasir menerima uang. Beberapa menit kemudian, kasir membatalkan (void) transaksi tersebut. Uang masuk kantong kasir, tapi bahan baku nasi goreng sudah terpakai di dapur — menghasilkan selisih stok.

Modus Diskon Tidak Sah: Kasir memberikan diskon pribadi kepada teman atau kerabat yang makan di restoran. Misalnya, tagihan Rp 200.000 diberi diskon 50% tanpa otorisasi. Pendapatan terpotong tapi bahan baku sudah digunakan penuh.

Solusi: Batasi akses void hanya untuk manajer atau owner menggunakan PIN khusus. Setiap diskon yang diberikan harus diotorisasi dengan kode manajer. Sistem kasir yang baik seperti Retail Agent Stokla mencatat log setiap void dan diskon lengkap dengan nama kasir, waktu, dan alasan. Baca juga tentang pola fraud kasir F&B yang paling sering terjadi.

4. Barang Masuk Tidak Dicatat dengan Benar

Selisih tidak hanya bisa terjadi karena barang keluar yang tidak tercatat — barang masuk yang salah catat juga memicu masalah.

Skenario umum:

• Supplier mengirim 50 kg ayam potong
• Petugas penerima barang menimbang dan merasa ada kekurangan — hanya 47 kg yang datang
• Tapi karena tidak mau repot laporan ke supplier, ia mencatat 50 kg di sistem sesuai nota pembelian
• Tiga kg ayam "hantu" ini ada di sistem tapi tidak ada secara fisik

Solusi: Terapkan proses verifikasi dua langkah saat penerimaan barang: timbang/hitung fisik dulu, baru input ke sistem sesuai timbangan aktual — bukan sesuai nota supplier. Jika ada selisih dengan nota, buat laporan selisih penerimaan dan proses klaim ke supplier.

5. Staf Dapur Mengambil Bahan untuk Keperluan Pribadi

Ini adalah topik yang sensitif tapi sangat nyata di sektor F&B.

Bentuknya bisa beragam:

• Mengambil sedikit bahan baku setiap hari (beras, minyak, bumbu) untuk dibawa pulang
• Memakan makanan sendiri di dapur tanpa dicatat sebagai employee meal
• Memberikan makanan gratis kepada teman yang berkunjung tanpa melewati kasir

Solusi: Buat kebijakan meal allowance yang jelas dan tertulis: karyawan dapur boleh makan X kali sehari dari menu tertentu, dicatat sebagai employee meal di sistem. Ini mengurangi "alasan" untuk mengambil bahan baku secara sembunyi. Pasang juga kamera CCTV di area gudang bahan baku dan pintu keluar dapur.

Pola Fraud yang Paling Sering Muncul di Restoran

Proses Audit Stok Restoran Step-by-Step

Persiapan Audit (H-1)

1. Tentukan waktu audit — idealnya setelah restoran tutup atau sebelum dapur buka
2. Siapkan form audit untuk setiap area: gudang kering, kulkas, freezer, bar, dapur
3. Tetapkan tim: 2 orang penghitung (tidak boleh dari staf dapur reguler) + 1 orang verifikator
4. Pastikan tidak ada yang diberi tahu angka stok sistem sebelum penghitungan fisik selesai (metode blind count)

Pelaksanaan Audit

Area Gudang Kering:

• Hitung semua bahan kering per satuan (kilogram, liter, karton, pcs)
• Catat semua item termasuk yang hampir habis
• Foto kondisi gudang sebagai bukti

Area Kulkas dan Freezer:

• Hitung berdasarkan berat untuk bahan yang tidak dalam kemasan utuh
• Perhatikan tanggal kadaluarsa — pisahkan dan catat item yang sudah kadaluarsa
• Kondisi penyimpanan yang tidak standar bisa menjadi temuan audit tersendiri

Area Bar (jika ada):

• Hitung botol minuman sampai tanda level (untuk botol yang sudah dibuka)
• Bandingkan dengan catatan penjualan minuman

Pasca Audit

1. Bandingkan hasil hitung fisik dengan data sistem
2. Kategorikan selisih: apakah dari waste, takaran tidak standar, atau tidak dapat dijelaskan?
3. Selisih yang tidak bisa dijelaskan = investigasi lebih lanjut
4. Buat laporan tertulis dan distribusikan ke manajemen
5. Tindak lanjut dalam 7 hari

Berapa Toleransi Selisih Stok yang Wajar di Restoran?

Berbeda dengan gudang ritel yang bisa mendekati 0%, restoran punya karakteristik yang membuat sedikit selisih hampir tidak bisa dihindari:

• Bahan baku mengalami perubahan berat saat dimasak (susut)
• Ada waste alami dari proses persiapan (kupas, potong, dll)
• Porsi bisa sedikit bervariasi meski sudah distandarisasi

Panduan toleransi yang umum digunakan industri F&B:

• Bahan kering (beras, tepung, bumbu kemasan): toleransi 1–2%
• Daging dan seafood: toleransi 2–3% (memperhitungkan susut memasak)
• Minuman kemasan: toleransi di bawah 1%
• Selisih di atas batas toleransi: wajib investigasi

Kesimpulan

Selisih stok di restoran hampir selalu bisa ditelusuri akarnya jika Anda memiliki sistem yang tepat. Tidak ada "angka yang menghilang begitu saja" — selalu ada penjelasannya.

Lima langkah untuk mulai mengurangi selisih stok restoran Anda:

1. Standarisasi resep dan hubungkan ke BOM otomatis
2. Buat waste log harian yang wajib diisi
3. Batasi akses void dan diskon di kasir
4. Terapkan cycle count mingguan di area berbeda
5. Gunakan sistem terintegrasi yang menghubungkan kasir, dapur, dan gudang

Mulai dari sistem yang benar. Lihat bagaimana Stokla membantu restoran mengurangi selisih stok dalam waktu 30 hari pertama.

Punya pertanyaan spesifik tentang selisih stok di restoran Anda? Konsultasi gratis dengan tim Stokla.