Masalah Audit Tahunan Tradisional
Banyak bisnis masih melakukan audit stok setahun sekali dengan cara:
- Tutup operasional 2-3 hari
- Kerahkan semua staff untuk menghitung
- Hasilnya? Selisih besar yang susah dilacak penyebabnya
Kenapa ini bermasalah?
- Lost revenue karena tutup operasional
- Selisih sudah terakumulasi berbulan-bulan
- Sulit menentukan siapa yang bertanggung jawab
- Staff lelah dan rentan salah hitung
Solusi: Cycle Count (Audit Harian Parsial)
Cycle count adalah metode audit di mana Anda menghitung sebagian kecil stok setiap hari, secara bergiliran, tanpa mengganggu operasional.
Cara Kerjanya
1. Bagi inventory jadi beberapa zona
- Zona A: Fast-moving items (hitung 2x seminggu)
- Zona B: Medium-moving (hitung 1x seminggu)
- Zona C: Slow-moving (hitung 2x sebulan)
2. Jadwalkan audit harian
- Setiap hari audit 5-10% total SKU
- Rotasi zona sesuai prioritas
- Dalam 1 bulan, semua item sudah tercover
3. Lakukan di waktu sepi
- Pagi sebelum buka
- Malam setelah tutup
- Shift malam
Keuntungan Cycle Count
- Tidak perlu tutup operasional
- Selisih terdeteksi lebih cepat
- Lebih mudah investigasi penyebab
- Staff tidak overload
- Data stok selalu akurat
Implementasi dengan Teknologi
Cycle count akan 10x lebih efektif jika didukung sistem digital:
1. Mobile App untuk Audit
- Staff scan barcode/QR
- Input jumlah fisik langsung di HP
- Sistem otomatis bandingkan dengan stok sistem
2. Dashboard Real-time
- Lihat progress audit harian
- Alert otomatis jika ada selisih
- Laporan akurasi per zona/staff
3. Auto-Assignment
- Sistem random pilih item yang harus diaudit
- Blind audit mode (staff tidak lihat stok sistem)
- Mencegah manipulasi data
Contoh Jadwal Cycle Count
| Hari | Zona | Target SKU | Penanggung Jawab |
|---|---|---|---|
| Senin | A1 | 50 item | Staff 1 |
| Selasa | A2 | 50 item | Staff 2 |
| Rabu | B1 | 30 item | Staff 1 |
| Kamis | B2 | 30 item | Staff 2 |
| Jumat | C | 40 item | Staff 1 |
Tips Sukses Cycle Count
- Mulai dari yang penting - Fokus ke item high-value dan fast-moving dulu
- Konsisten - Jangan skip jadwal, buat jadi habit
- Reward akurasi - Beri insentif untuk staff yang selalu akurat
- Investigasi cepat - Jika ada selisih, segera cari tahu penyebabnya
- Review berkala - Evaluasi efektivitas setiap bulan
Stokla menyediakan fitur Cycle Count built-in dengan mobile app. Coba gratis sekarang